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Terminvereinbarung

Die Terminvereinbarung ist fester Bestandteil des Moduls Prozessmanagement und bietet Ihnen die Möglichkeit an zentraler Stelle die Koordination aller Termine und Besprechungen Ihrer Mitarbeiter schnell und effizient durchzuführen. Sie erhalten optimiert alle Informationen über verfügbare Mitarbeiter, ihre Kenntnisse und Kundenzuordnungen. Es werden die Kalendersysteme Lotus Notes und Microsoft Exchange/Outlook unterstützt.

Merkmale

  • Anzeige von freien und/oder besetzten Terminen je Berater oder Thematik
  • Terminkoordination standortbezogen und standortübergreifend
  • Zugewiesene Kundenbetreuer werden bevorzugt genutzt
  • Für thematisierte Termine werden automatisch die Mitarbeiter verplanbar, deren Fähigkeiten und Kenntnisse übereinstimmen
  • Eine Segmentierung oder Klassifizierung der Kundengüte hat Einfluss auf die Mitarbeiterzuordnung
  • Hinterlegte freizuhaltende Mitarbeiterkapazitäten für die Organisationseinheit werden berücksichtigt
  • Außer-Haus-Besprechungen werden mit Fahrzeiten geplant
  • Besprechungsräume werden selbsttätig mitgebucht
  • Der Mitarbeiter wird bei Terminänderungen per Kalenderänderung und E-Mail informiert
  • Terminerstellungen und Änderungen können in einem Rechenzentrumssystem vermerkt werden
  • In den Kalendereinträgen stehen alle termin- und kundenrelevanten Daten zur Verfügung
  • Es können thematisierte Einladungs- oder Erinnerungsschreiben erzeugt werden (Brief, E-Mail, SMS)
Verwaltung der Termine
In der Terminverwaltung können die hinterlegten Termine überwacht werden. Hier wird die Auslastung der einzelnen Organisationseinheit ausführlich dargestellt. Unterstützende Funktionen für Mitarbeiterwechsel helfen bei der schnellen Koordination. Umfangreiche statistische Informationen stehen direkt zur Verfügung und können sofort in den aktuellen Prozessen genutzt werden (durchgeführte Termindauer, Ergebnis, Einhaltungsquote, etc.).
Auf Wunsch erhalten Mitarbeiter mit Führungsfunktion Einblick in die Verplanung der unterstellten Mitarbeiter.
Einladungsschreiben an den Kunden unterstützen die hohe Termineinhaltungsquote.